4 maneiras de tornar suas reuniões mais produtivas

A cena é tão desagradável quanto comum: você se junta a seus colegas de trabalho para discutir o andamento de seus projetos e, depois de duas horas, todos terminam a reunião cansados. Não bastasse o desgaste, ainda permanece a impressão de que a reunião não serviu para resolver muita coisa.

Felizmente, existem formas de melhorar o andamento destes encontros e extrair o máximo dos profissionais que trabalham com você. Reunimos, nesse post, uma seleção dos métodos mais interessantes e funcionais para que as suas reuniões - e, consequentemente, seu negócio - tornem-se o momento de resolução de problemas que elas deveriam ser!

 

1) PLANNING POKER SIMPLIFICADO

O Planning Poker é uma técnica derivada do Scrum, um dos mais comuns sistemas de gerenciamento de projetos do mundo. Na versão original, os "jogadores" devem utilizar um baralho com o intuito de estimar a importância dos problemas abordados na reunião sem ter a interferência das falas de seus colegas.

Caso você não tenha o baralho necessário para colocar em prática a técnica original e nem a paciência para adaptar sua metodologia, há uma forma mais simples de aplicá-la: quando, em uma reunião, for proposta uma discussão sobre possíveis resoluções para um problema, peça que as pessoas, antes de falarem, escrevam suas soluções possíveis em um papel e só depois as leiam em voz alta. Dessa maneira, você evita que a conversa seja ancorada pela opinião do primeiro que falar e garante uma maior diversidade de soluções para suas tarefas!

 

2) PESQUISE OS MÉTODOS DE GRANDES EMPREENDEDORES

Steve Jobs sempre prezou por fazer das reuniões da Apple um símbolo de produtividade. Para isso, ele tinha três princípios básicos.

O primeiro deles era o de restringir tanto quanto pudesse o número de pessoas presentes na sala. Se Jobs acreditava não haver necessidade de alguém estar presente na reunião, ele gentilmente pedia que esta se retirasse.

Para além disso, ele fazia absoluta questão de que cada item a ser discutido tivesse um responsável específico. O DRI (Pessoa Diretamente Responsável, na sigla em inglês) passou a ser um termo frequentemente utilizado dentro da empresa, já que sempre que se falava sobre algum assunto era comum surgir a pergunta sobre quem estaria cuidando dele.

Por fim, Jobs também detestava apresentações de slides. Toda quarta, em suas reuniões com a equipe de marketing, os famigerados slides eram proibidos. O motivo? "Gente que sabe do que está falando não precisa de PowerPoint."

3) O CARROSSEL 

A técnica do carrossel é bastante simples: divida os assuntos a serem discutidos na reunião de uma maneira compatível com o número de presentes, anote cada assunto em uma folha de papel diferente e as posicione em diferentes pontos da sala, sendo cada ponto uma estação. Depois disso, peça que cada um dos responsáveis escreva uma solução possível para o problema em seu papel.

Quando cada um tiver escrito sua solução, faça com que as pessoas troquem de estação e escrevam uma solução para o novo problema. Quando todos tiverem rodado por cada uma das estações, cada pessoa estará de volta ao seu problema inicial, mas dessa vez terá uma quantidade maior de soluções possíveis para ele!

4) FAÇA IMERSÕES 

Muitas vezes, quando lidamos com um grande cliente ou tarefa, a equipe pode sentir dificuldades em encontrar soluções durante a rotina de trabalho. Para otimizar a criação de resoluções e de um planejamento estratégico adequado, uma imersão pode ser a alternativa ideal.

Reserve um dia tranquilo para levar sua equipe a algum lugar diferente, pense uma programação inovadora e encaixe, durante o dia, momentos de discussão sobre o assunto a ser pensado. A quebra na rotina estimula a criatividade da equipe e permite que o problema seja pensado longe das outras preocupações da empresa.

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E aí? O que achou? Teste suas técnicas e dê seu feedback nos comentários! Se tivermos esquecido de alguma coisa, comenta aí pra gente saber como você otimiza suas reuniões também!

Referências: 

  • http://agile.dzone.com/articles/introduction-planning-poker  
  • http://www.businessinsider.com/steve-jobs-meeting-techniques-2014-12
  • http://www.abn.org.au/business-resources/meeting-technique-tools/
  • http://www.ufjf.br/secom/2014/09/24/startup-weekend-promove-54-horas-de-empreendedorismo-e-inovacao-no-fim-de-semana/