Aprendizado

COMO REDUZIR OS CUSTOS DO SEU NEGÓCIO: 6 PASSOS (SEM PERDER QUALIDADE.)

                                                  Reduzir os custos do seu negócio

                                                 Reduzir os custos do seu negócio

Como reduzir os custos do seu negócio sem perder a qualidade? 

Mas calma ai, é possível fazer os dois? Sim! Hoje é possível encontrar uma série de ferramentas e serviços que podem auxilia-lo em diversas áreas da sua empresa, econimizando seus recursos e seu tempo.

Reduzir os custos não deve ser feito somente em momentos de crise, realizar um planejamento, pode fornecer aquela gordurinha extra para inovar seus serviços além de aumentar sua competitividade.

Então vamos dar algumas dicas para jogar sua empresa no próximo nível!


1. Analizar os custos mensais

Sabe aquela assinatura que você não usa ou não é bem aproveitada? Exatamente :D

É comum as empresas começarem a realizar cortes sem muito critério, com isso acabam prejudicando recursos importantes para o negócio. Para que isso não aconteça, é preciso sentar com a equipe (Administração e Financeiro) e entender o que está sendo utilizado.

Faça uma lista com todos os custos da empresa, assim, é possível visualizar com mais clareza o que é um custo supérfluo e o que impacta na qualidade do serviço.


2. Reveja seus fornecedores

           Reduzir os custos do seu negócio

           Reduzir os custos do seu negócio

Material de limpeza? Manutenção?

Depois que a análise dos custos foi feita, é hora de reduzir os custos em relação aos fornecedores, renegociar os preços. Dessa forma você garante a qualidade dos seus serviços e melhora a margem de lucro. 

Produtos podem variar o seu valor significantemente, é importante ter sempre mais de um fornecedor cadastrado para complementar seus pedidos.

Cuidado com essa parte, ela impacta diretamente na qualidade do seu serviço e como todos sabem o barato as vezes sai caro.
 

3. Mobilize a equipe para reduzir os custos

Os funcionários são o coração da empresa, por isso a comunicação interna é de extrema importância na definição das metas de economia, recompensar sua equipe pode ser uma boa forma de atingir os objetivos.

Aproveitar a iluminação natural, desligar ar condicionados em salas vazias, trocar as lâmpadas e eletrodomésticos por modelos econômicos podem gerar grandes economias.


4. Banco de horas

Adotar o banco de horas é uma boa saída para reduzir gastos com as equipes. Você consegue economizar nas horas extras, enquanto o empregado recupera seu tempo trabalhado com mais dias de folga, incluindo os dias nas férias ou prolongando feriados.


5. Renegociar dívidas e tarifas

Dívidas com credores podem ser renegociadas, é uma ótima alternativa para minimizar a taxa de juros e com isso os danos no faturamento. É preciso calcular bem se a empresa pode arcar com as condições financeiras para pagar a dívida nos termos negociados.

Cuidado também com as tarifas bancárias! Elas podem representar 1% do faturamento da empresa, por isso, negocie melhor as tarifas com o seu banco. Para ter sucesso é necessário estar com os pagamentos em dia e ter um bom controle de caixa.


6. Infraestrutura e tempo

           Reduzir os custos do seu negócio

           Reduzir os custos do seu negócio

Aluguéis altos e custos operacionais podem ser terceirizados com serviços de escritório virtual e coworking

Não é mais necessário se preocupar com qualquer probleminha que rodeia sua atividade, agora é possível focar realmente no que interessa: ganhar clientes e aumentar suas vendas.

Com um espaço de coworking você tem a disposição uma estrutura profissional compartilhada com outras empresas, reduzindo os custos com manutenção, eletricidade, internet entre outros! Além de fortalecer sua rede de contatos.

Coworkings podem fornecer:

  • Endereço comercial e fiscal em uma localização de alto nível
  • Alugueis personalizados que conseguem se adequar a realidade das empresas
  • Terceirização das contas de Luz, internet, telefone, faxina, etc.
  • Salas de reunião equipadas 
  • Manutenção da infraestrutura
  • Networking com eventos, palestras e atividades recreativas

Caso tenha interesse em saber mais, escrevemos uma matéria mostrando 5 motivos para colocar sua empresa em um coworking hoje.

Para ficar por dentro de mais dicas como essa, acesse nosso blog!

PEQUENA EMPRESA: COMO REGISTRAR? (Sem um endereço comercial!)

Como registrar uma pequena empresa

Como registrar uma pequena empresa

Como registrar uma pequena empresa sem ter maiores dores de cabeça? 

Parece difícil começar uma empresa, eu sei. A verdade é que não há mistério! Sim, é muita burocracia envolvida, vários documentos e condições cobradas.


O primeiro passo para registrar uma pequena empresa é buscar informação, sem isso você provavelmente vai acabar demorando mais do que o necessário e irá desanimar.
Então vamos dar algumas dicas para começar essa papelada!


1. Verificar um bom nome

Provavelmente essa será a parte mais difícil, além de todo o apego emocional você também precisará pensar nas futuras campanhas de marketing.

O nome escolhido irá se tornar a Razão Social, que deve ser exclusiva! Isso mesmo, se outra empresa tiver a mesma Razão social, você deverá escolher outro nome.

Parece bobo porém imagina agora 3 ou mais sócios, caso o nome escolhido já esteja sendo ocupado, será necessário outra reunião para decidir. O ideal é ter uma lista com alguns nomes para não ter erro.

Pra não ficar quebrando a cabeça atoa, da uma olhada na Junta Comercial ou o banco nacional de marcas do Instituto Nacional da Propriedade Industrial.

Até as grandes empresas precisaram ser criativas, da uma olhada. http://saiadolugar.com.br/nomes-de-grandes-marcas/


2. Atividade da empresa

Pra chegarmos ao contrato social, sua empresa precisa indicar qual o ramo que ela irá atuar, em cima disso que será definida a regulação e a tributação.

Verifique junto ao CNAE - Classificação Nacional de Atividades Econômicas. Eles são responsáveis pela padronização nacional dos códigos de atividade econômica


3. Onde sua empresa fica?

A localização da sua empresa não é importante só para seus clientes, ela é essencial para conseguir o registro. Em alguns lugares do seu município, provavelmente devem ter restrições para determinadas empresas.

O Código de Posturas do seu múnicípio provavelente veda alguns tipos de empresas com o objetivo de proteger áreas residenciais e manter a ordem pública.
  
Está com dificuldade em achar um lugar legal para abrir sua empresa? Algumas empresas possuem o serviço de endereço fiscal, da uma olhada :)

www.spacecoworking.com/escritoriovirtual/


4. Preparar o contrato social

A partir desse registro sua pequena empresa ganhará vida! Apesar de acharmos diversos modelos de contrato social na internet, é de extrema importância a consulta de um contador ou adovagado especializado em empresas, assim o contrato pode ser personalizado aos seus moldes.

Você precisa das informações a seguir para a minuta do contrato social:

Como registrar uma pequena empresa

Como registrar uma pequena empresa

  • A localização precisa da empresa, com CEP

  • As atividades da empresa

  • A Razão Social exclusiva

  • Nome fantasia (opcional)

  • Capital social e respectivas quotas para cada sócio

  • Forma de administração da sociedade

  • RG, CPF e residência de cada Sócio

Caso seu objetivo seja se tornar um MEI, é só acessar o Portal do Empreendedor www.portaldoempreendedor.gov.br, aqui você acha todo o conteúdo necessário sobre inscrição, requisitos, atividades permitidas, etc.


5. Registrando o nome fantasia

É altamente recomendado que você registre seu nome fantasia, com isso você poderá divulgar o nome da sua empresa em todos os meios de comunicação, fortalecendo seu nome e conquistando mais clientes.

Para isso é necessário seguir os passos a seguir:

  1. Verifique se existe alguma uma empresa com o mesmo nome no INPI

  2. Determine as atividades econômicas da sua empresa por meio dos códigos fornecidos pelo CNAE-IBGE

  3. Faça o cadastro online do nome fantasia no site do INPI

  4. Faça o registro o logotipo, caso haja algum, enviando a imagem para o website

  5. Pegue as guias indicadas pelo CNAE

www.inpi.gov.br/
 

6. Registrando na junta comercial

É aqui que sua empresa ganha validade jurídica. O contrato social precisa ser impresso em três vias de papel A4.

Cada sócio precisa rubricar todas as páginas, deixando apenas a página de assinaturas. Nessa deverá conter todas as assinaturas dos sócios de acordo com RG.

Agora chega a hora de realizar alguns cadastros na Junta Comercial e Receita Federal. Eles também deverão ser assinados pelos sócios.

Por fim, você juntará esses formulários e o contrato social com os seguintes documentos:

  • Duas cópias autenticadas do RG e CPF de cada sócio

  • Uma cópia autenticada do comprovante de residência de cada sócio, necessário que esse comprovante tenha sido emitido há, no máximo, três meses

  • Requerimento padrão (Capa da junta comercial) em uma via

  • Ficha de Cadastro Nacional modelo 1 e 2 em uma via

  • Capa do IPTU da sede da empresa

  • Pagamento das guias de recolhimento de taxas – os DARFs.

7. Pegando seu NIRE e CNPJ

Assim que a Junta Comercial aprovar seus documentos, você irá receber o NIRE - Número de Identificação do Registro da Empresa. Agora você pode falar que sua empresa existe.

Para conseguir seu CNPJ, é necessário fazer o  registro como contribuinte na Receita Federal, assim você consegue pagar todos os tributos essenciais para o funcionamento da empresa.
 

8. Inscrição municipal e estadual

Você presta serviço? Comercializa produtos? Opa, então você precisará fazer a inscrição municipal.

Para prestadores de serviço será necessário o alvará de funcionamento, assim você consegue permissão da prefeitura.

Para tirar o alvará são necessários:

Como registrar uma pequena empresa

Como registrar uma pequena empresa

  • Formulário próprio da prefeitura

  • Consulta prévia de endereço aprovada

  • Cópia do CNPJ

  • Cópia do contrato social

  • Laudos dos órgãos de vistoria, se necessário.

Se você é um comerciante de produtos, além do alvará de funcionamento, empresas que comercializam produtos precisam da Inscrição Estadual na Secretaria Estadual da Fazenda, com isso você vira um contribuinte do ICMS (Imposto sobre circulação de mercadorias e serviços).

Para conseguir a inscrição você precisa dos documentos:

  • DUC (Documento Único de Cadastro) – em três vias

  • DCC (Documento Complementar de Cadastro) – em uma via

  • Cópia autenticada do comprovante de endereço dos sócios

  • Cópia autenticada que prove direito de uso do imóvel

  • Número do cadastro fiscal do contador

  • Comprovante de contribuinte do ISS (caso você preste serviço)

  • Certidão Simplificada da Junta Comercial ( empresas com mais de três meses)

  • Cópia do ato constitutivo

  • Cópia do CNPJ

  • Cópia do alvará de funcionamento

  • Cópia do RG e CPF dos sócios

9. Inscrição municipal e estadual

Ok, sua empresa está agora em pleno funcionamento, mas como começar a contratar funcionários? E se não tiver funcionários, precisa da Previdência Social?

Sim e sim! Independentemente de ter funcionários ou não, será necessário registrar a empresa na Previdência Social.

O representante precisa se dirigir à Agência da Previdência de sua jurisdição, solicitando o cadastro da empresa e seus responsáveis legais. O prazo para cadastramento é de 30 dias após o início das atividades.

É isso ai! Depois de finalizado todos esses processos sua pequena empresa estará pronta e não vai precisar sentir medo de exercer sua função. 

Segue as fontes que usei para mais essa dica do Space:

http://saiadolugar.com.br/como-registrar-empresa-um-guia-simples-e-objetivo/  - Esse site é ótimo para quem está buscando entender ainda mais os processos e tirar dúvidas sobre documentação.
https://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/artigos/passo-a-passo-para-o-registro-da-sua-empresa,665cef598bb74510VgnVCM1000004c00210aRCRD - Aqui você acha mais informações sobre Amparo Fiscal.

Fique de olho no Blog do Space para ficar por dentro de outras dicas do Space!  www.spacecoworking.com/blog/

6 Maneiras de melhorar as vendas na sua empresa.

Space sala K7A403.jpg

Escutar, entender e se colocar no lugar do cliente pode ser a chave para melhorar seus argumentos de venda. 
Conheça abaixo 6 maneiras de tornar o espaço entre você e seus clientes menor e entenda como inovar na forma que você vende? 


1. ESCUTE MAIS E FALE MENOS.


Você precisa entender a necessidade do seu cliente, faça perguntas e estimule a conversa. Muitas vezes nem mesmo o cliente sabe o que quer e na verdade precisa da sua ajuda. Faça perguntas imparciais que o façam falar mais do problema, assim você vai mostrar empatia e oferecer o melhor serviço mostrando que deseja ajudar e não apenas vender.


2. TRANSMITA CONFIANÇA.


Ninguém gosta de se sentir enganado ao conversar com um vendedor.  Mostre ao cliente que você entende o problema e está oferecendo a melhor solução e não a mais cara.
Mostre casos semelhantes que fortifiquem o seu argumento de venda. A confiança no argumento de venda alinhada com uma total empatia com a dor do cliente costuma ser matadora!


3. CRIE UMA CONEXÃO.


Chame pelo nome, esse é o ato mais fácil e rápido para criar uma conexão. Procure saber mais sobre a vida do cliente, lembrando que quanto mais informação, mais "Material" você terá para trabalhar e fortalecer o "algo em comum " entre vocês. Perguntas como:  "O que fez você começar a empresa?" ou "Porque resolveu trabalhar nessa área?" Ajudam muito a quebrar o gelo.
 
* Dica extra: Existem muitas técnicas para decorar um nome. Uma forma de decorar é realizar uma apresentação mental 3 vezes entre vocês, logo depois disso sempre que possível chame o cliente pelo nome.


4. TENHA UMA BOA APRESENTAÇÃO PESSOAL.


É natural do ser humano dar atenção somente a pessoas que passam uma imagem de confiança. Estar bem vestido aumenta sua credibilidade e torna mais fácil atingir um nível satisfatório de afinidade com o cliente. Veja o ambiente e o tipo de cliente que você costuma atender e use-o como base para pensar na sua apresentação! Vestir uma roupa que "converse" com o cliente faz com que ele se sinta mais seguro e confie mais em você.


5. LEIA MENTES...OPS, SINTA O CLIENTE.


Todo cliente é diferente, mesmo quando ele traz os mesmos problemas.  Você deve sentir a abertura verbal e gestual, qual o tipo de linguagem verbal e corporal você deve tratar o cliente. Isso é de longe o mais difícil na venda, requer experiência com pessoas e total confiança no produto.


6. NETWORKING DE VENDAS


Networking já foi citado em nosso blog algumas vezes, porém, não cansamos de dizer o quão valiosa essa ferramenta é para os negócios (e vendas)! Criar uma rede de clientes onde sua fama de bom vendedor com preço justo e bom atendimento pode proporcionar um feedback de clientes em seu fluxo de vendas. Essa técnica é muito utilizada por agências de viagem, corretores, etc
-------------------------------


Essas foram 6 dicas que eu uso nas minhas vendas! Nada melhor do que ter um vendedor feliz e um cliente mais feliz ainda. Estar em um coworking facilita muito essa vivência por estar conectado com pessoas diferentes todos os dias.

Ficou curioso ou precisa de ajuda? Venha conhecer o Space Coworking! Tomamos um café e eu te apresento nossa casa.
 

Ferramentas de gestão: Gestão por Processos

Gestão por processos é o conjunto de atividades de planejamento e monitoramento de desempenho de um processo de negócio. O termo geralmente se refere à gestão dos processos de negócio e dos processos de fabricação.

 

Gestão por processos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas, técnicas e sistemas para definir, visualizar, medir, controlar, relatar e melhorar os processos com o objetivo de atender às necessidades da empresa de forma lucrativa.

 

Gestão por processos de negócios

Gestão por processos de negócios (BPM) é uma área que se concentra em melhorar o desempenho das empresas, através da gestão e otimização dos processos de negócios. Pode, portanto, ser descrita como um "processo de otimização do processo." Argumenta-se que BPM capacita as organizações a serem mais eficientes, mais eficazes e capacitadas para mudanças, do que uma abordagem de gerenciamento hierárquico, funcionalmente focado, tradicional. Estes processos podem afetar a geração de custos e receitas de uma organização.

Como uma abordagem de decisão política, BPM vê processos como ativos importantes de uma organização que devem ser compreendidos, geridos e desenvolvidos para anunciar produtos e serviços de valor agregado aos clientes.

 

Ciclo de vida BPM

As atividades de gerenciamento de processos de negócios podem ser agrupadas em categorias, tais como design, modelagem, execução, monitoramento e otimização. 

Design

O design de um processo abrange tanto a identificação de processos existentes (as is) quanto a concepção de "to-be" desses processos. As áreas de foco incluem a representação do fluxo do processo, os fatores de dentro dele, alertas e notificações, escalações, procedimentos operacionais padrão, acordos de nível de serviço, e os mecanismos de hand-over. Seja de processos existentes ou não, nessa etapa é importante assegurar que seja definido um desenho teórico correto e eficiente.

Modelagem

A modelagem leva o design teórico e apresenta combinações de variáveis (por exemplo, mudanças na renda ou materiais custos, que determinam como o processo pode operar em diferentes circunstâncias). Também pode envolver a execução de "análise what-if" (Condições, quando, se) sobre os processos: "E se eu tiver 75% dos recursos para fazer a mesma tarefa?" "E se eu quiser fazer o mesmo trabalho por 80% do custo atual?".

Execução

Uma das maneiras de automatizar processos é desenvolver ou adquirir um aplicativo que execute as etapas necessárias do processo. No entanto, na prática, estas aplicações raramente executam todos os passos do processo com precisão ou por completo. Outra abordagem é a utilização de uma combinação de software e intervenção humana. No entanto, esta abordagem é mais complexa, tornando difícil o processo de documentação.

Em resposta a estes problemas, softwares tem sido desenvolvidos para que permitam a execuçao do processo comercial completo. Os modelos de processo podem ser executados através de mecanismos de execução que automatizam os processos diretamente do modelo (por exemplo, o cálculo de um plano de reembolso de um empréstimo), ou, quando uma etapa é muito complexa para automatizar, Business Process Modeling Notation (BPMN) fornece capacidade para a entrada humana. Comparado com qualquer uma das abordagens anteriores, executar diretamente uma definição do processo pode ser mais simples e, portanto, mais fácil de melhorar. No entanto, automatizar uma definição de processo requer infra-estrutura flexível e abrangente. As regras de negócios têm sido utilizadas por sistemas para fornecer definições para gerenciar o comportamento e pode ser usada para conduzir a execução e a resolução dos processos.

Monitoramento

O monitoramento abrange o acompanhamento dos processos individuais, para que as informações sobre o seu estado possam ser facilmente vistos e as estatísticas sobre o desempenho de um ou mais processos possam ser fornecidas. Um exemplo deste rastreamento é ser capaz de determinar o estado de um pedido do cliente (por exemplo ordem chegou, aguardando a entrega, fatura paga) para que os problemas no seu funcionamento possam ser identificados e corrigidos. Além disso, estas informações podem ser usadas para trabalhar com clientes e fornecedores e aprimomar os processos interligados.

O grau de monitoramento depende das informações que o negócio quer avaliar e analisar e como a empresa quer que ele seja monitorado, em tempo real, quase em tempo real ou ad hoc.

Otimização

A otimização do processo inclui a recuperação de informações de desempenho do processo de modelagem ou monitoramento de fase para identificar os gargalos potenciais ou reais, e potenciais oportunidades de redução de custos e outras melhorias. Com essas informações, essas melhorias são aplicadas na concepção do processo.

 

 

Ferramentas de Gestão: PDCA

O PDCA (Plan-Do-Check-Act ou Plan-Do-Check-adjust) é um método de gestão em quatro etapas usado para o controle e melhoria contínua de processos e produtos. Também é conhecido como o Ciclo Deming ou Ciclo Shewhart. Outra versão deste ciclo PDCA é OPDCA. O "o", significa observação ou, como algumas versões dizem, "Continuar na condição atual." Esta ênfase na observação e na condição atual tem correlção com a literature do  Lean manufacturing e com Sistema Toyota de Produção.

PLANEJAR

Estabelecer os objetivos e processos necessários para fornecer resultados de acordo com a as metas estabelecidas. Ao estabelecer expectativas de saída, a integridade e precisão da especificação também é alvo da melhoria.  

FAZER

Implementar o plano, executar o processo, fazer o produto. Coletar dados para mapeamento e análise para os passos seguintes de Checar e Agir.

CHECAR

Estudar os resultados reais (medidos e recolhidos na etapa do FAZER) e comparar com os resultados esperados (metas ou objetivos do "Plano") para identificar as diferenças. Identificar os desvios na execução do plano e também observar a adequação do plano para permitir a execução. Ao observar os dados gráficos é possível identificar as tendências ao longo de vários ciclos de PDCA e converter os dados coletados em informação. Essas informações serão preciosas para a próxima etapa AGIR.

AGIR

Se na etapa do Checar foi verificado que o plano implementado é uma melhoria para o padrão anterior (linha de base), então agora foi identificado um novo padrão (baseline) que vai ditar como a organização deve agir daqui para frente (novos padrões). Se na etapa do Checar foi identificado que o plano implementado não é uma melhoria, então o padrão existente (baseline) vai permanecer o mesmo. Em ambos os casos, se o cheque mostrou algo diferente do que o esperado (seja melhor ou pior), irão sugerir novos ciclos de PDCA. Alguns autores defendem que a fase do AGIR deve prever ajustes ou ações corretivas. No entanto, outros autores ponderam que seria um contrasenso o PDCA propor e decider sobre alterações alternativas sem passar pela fase do planejar, do fazer e do checar.

A metodologia do PDCA foi desenvolvida pelo Dr. W. Edwards Deming, que é considerado por muitos como o pai do controle do qualidade moderna; No entanto, ele mesmo sempre se referia ao PDCA como o "ciclo de Shewhart".

Várias iterações do ciclo PDCA são repetidas até que o problema seja resolvido.

Um princípio fundamental do método científico e PDCA é iteração uma vez por hipótese confirmada (ou negada), executar o ciclo novamente e ampliar o conhecimento ainda mais. A repetição do ciclo PDCA pode levar para mais perto do objetivo, em busca de uma uma operação perfeita.

PDCA também é conhecido como um sistema para o desenvolvimento de pensamento crítico. Na Toyota é chamado de "pessoas em construção antes de construir carros."  A Toyota e outras empresas de Lean propõem o uso de uma força de trabalho focada na resolução de problemas usando PDCA e capaz de inovar e se posicionar à frente da concorrência através das inovações. Isso faz com que seja criada uma cultura de solucionadores de problemas usando PDCA e uma cultura de pensadores críticos.

Deming continuamente enfatizou a iteração para um melhor sistema, daí PDCA deve ser repetidamente implementado em espirais para aumentar o conhecimento do sistema que converge para o objetivo final, cada ciclo mais perto do que o anterior. Esta abordagem baseia-se na crença de que nosso conhecimento e habilidades são limitados, mas sempre aprimorando.