Ferramentas de gestão: Gestão por Processos

Gestão por processos é o conjunto de atividades de planejamento e monitoramento de desempenho de um processo de negócio. O termo geralmente se refere à gestão dos processos de negócio e dos processos de fabricação.

 

Gestão por processos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas, técnicas e sistemas para definir, visualizar, medir, controlar, relatar e melhorar os processos com o objetivo de atender às necessidades da empresa de forma lucrativa.

 

Gestão por processos de negócios

Gestão por processos de negócios (BPM) é uma área que se concentra em melhorar o desempenho das empresas, através da gestão e otimização dos processos de negócios. Pode, portanto, ser descrita como um "processo de otimização do processo." Argumenta-se que BPM capacita as organizações a serem mais eficientes, mais eficazes e capacitadas para mudanças, do que uma abordagem de gerenciamento hierárquico, funcionalmente focado, tradicional. Estes processos podem afetar a geração de custos e receitas de uma organização.

Como uma abordagem de decisão política, BPM vê processos como ativos importantes de uma organização que devem ser compreendidos, geridos e desenvolvidos para anunciar produtos e serviços de valor agregado aos clientes.

 

Ciclo de vida BPM

As atividades de gerenciamento de processos de negócios podem ser agrupadas em categorias, tais como design, modelagem, execução, monitoramento e otimização. 

Design

O design de um processo abrange tanto a identificação de processos existentes (as is) quanto a concepção de "to-be" desses processos. As áreas de foco incluem a representação do fluxo do processo, os fatores de dentro dele, alertas e notificações, escalações, procedimentos operacionais padrão, acordos de nível de serviço, e os mecanismos de hand-over. Seja de processos existentes ou não, nessa etapa é importante assegurar que seja definido um desenho teórico correto e eficiente.

Modelagem

A modelagem leva o design teórico e apresenta combinações de variáveis (por exemplo, mudanças na renda ou materiais custos, que determinam como o processo pode operar em diferentes circunstâncias). Também pode envolver a execução de "análise what-if" (Condições, quando, se) sobre os processos: "E se eu tiver 75% dos recursos para fazer a mesma tarefa?" "E se eu quiser fazer o mesmo trabalho por 80% do custo atual?".

Execução

Uma das maneiras de automatizar processos é desenvolver ou adquirir um aplicativo que execute as etapas necessárias do processo. No entanto, na prática, estas aplicações raramente executam todos os passos do processo com precisão ou por completo. Outra abordagem é a utilização de uma combinação de software e intervenção humana. No entanto, esta abordagem é mais complexa, tornando difícil o processo de documentação.

Em resposta a estes problemas, softwares tem sido desenvolvidos para que permitam a execuçao do processo comercial completo. Os modelos de processo podem ser executados através de mecanismos de execução que automatizam os processos diretamente do modelo (por exemplo, o cálculo de um plano de reembolso de um empréstimo), ou, quando uma etapa é muito complexa para automatizar, Business Process Modeling Notation (BPMN) fornece capacidade para a entrada humana. Comparado com qualquer uma das abordagens anteriores, executar diretamente uma definição do processo pode ser mais simples e, portanto, mais fácil de melhorar. No entanto, automatizar uma definição de processo requer infra-estrutura flexível e abrangente. As regras de negócios têm sido utilizadas por sistemas para fornecer definições para gerenciar o comportamento e pode ser usada para conduzir a execução e a resolução dos processos.

Monitoramento

O monitoramento abrange o acompanhamento dos processos individuais, para que as informações sobre o seu estado possam ser facilmente vistos e as estatísticas sobre o desempenho de um ou mais processos possam ser fornecidas. Um exemplo deste rastreamento é ser capaz de determinar o estado de um pedido do cliente (por exemplo ordem chegou, aguardando a entrega, fatura paga) para que os problemas no seu funcionamento possam ser identificados e corrigidos. Além disso, estas informações podem ser usadas para trabalhar com clientes e fornecedores e aprimomar os processos interligados.

O grau de monitoramento depende das informações que o negócio quer avaliar e analisar e como a empresa quer que ele seja monitorado, em tempo real, quase em tempo real ou ad hoc.

Otimização

A otimização do processo inclui a recuperação de informações de desempenho do processo de modelagem ou monitoramento de fase para identificar os gargalos potenciais ou reais, e potenciais oportunidades de redução de custos e outras melhorias. Com essas informações, essas melhorias são aplicadas na concepção do processo.