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Ferramentas de gestão: Gestão por Processos

Gestão por processos é o conjunto de atividades de planejamento e monitoramento de desempenho de um processo de negócio. O termo geralmente se refere à gestão dos processos de negócio e dos processos de fabricação.

 

Gestão por processos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas, técnicas e sistemas para definir, visualizar, medir, controlar, relatar e melhorar os processos com o objetivo de atender às necessidades da empresa de forma lucrativa.

 

Gestão por processos de negócios

Gestão por processos de negócios (BPM) é uma área que se concentra em melhorar o desempenho das empresas, através da gestão e otimização dos processos de negócios. Pode, portanto, ser descrita como um "processo de otimização do processo." Argumenta-se que BPM capacita as organizações a serem mais eficientes, mais eficazes e capacitadas para mudanças, do que uma abordagem de gerenciamento hierárquico, funcionalmente focado, tradicional. Estes processos podem afetar a geração de custos e receitas de uma organização.

Como uma abordagem de decisão política, BPM vê processos como ativos importantes de uma organização que devem ser compreendidos, geridos e desenvolvidos para anunciar produtos e serviços de valor agregado aos clientes.

 

Ciclo de vida BPM

As atividades de gerenciamento de processos de negócios podem ser agrupadas em categorias, tais como design, modelagem, execução, monitoramento e otimização. 

Design

O design de um processo abrange tanto a identificação de processos existentes (as is) quanto a concepção de "to-be" desses processos. As áreas de foco incluem a representação do fluxo do processo, os fatores de dentro dele, alertas e notificações, escalações, procedimentos operacionais padrão, acordos de nível de serviço, e os mecanismos de hand-over. Seja de processos existentes ou não, nessa etapa é importante assegurar que seja definido um desenho teórico correto e eficiente.

Modelagem

A modelagem leva o design teórico e apresenta combinações de variáveis (por exemplo, mudanças na renda ou materiais custos, que determinam como o processo pode operar em diferentes circunstâncias). Também pode envolver a execução de "análise what-if" (Condições, quando, se) sobre os processos: "E se eu tiver 75% dos recursos para fazer a mesma tarefa?" "E se eu quiser fazer o mesmo trabalho por 80% do custo atual?".

Execução

Uma das maneiras de automatizar processos é desenvolver ou adquirir um aplicativo que execute as etapas necessárias do processo. No entanto, na prática, estas aplicações raramente executam todos os passos do processo com precisão ou por completo. Outra abordagem é a utilização de uma combinação de software e intervenção humana. No entanto, esta abordagem é mais complexa, tornando difícil o processo de documentação.

Em resposta a estes problemas, softwares tem sido desenvolvidos para que permitam a execuçao do processo comercial completo. Os modelos de processo podem ser executados através de mecanismos de execução que automatizam os processos diretamente do modelo (por exemplo, o cálculo de um plano de reembolso de um empréstimo), ou, quando uma etapa é muito complexa para automatizar, Business Process Modeling Notation (BPMN) fornece capacidade para a entrada humana. Comparado com qualquer uma das abordagens anteriores, executar diretamente uma definição do processo pode ser mais simples e, portanto, mais fácil de melhorar. No entanto, automatizar uma definição de processo requer infra-estrutura flexível e abrangente. As regras de negócios têm sido utilizadas por sistemas para fornecer definições para gerenciar o comportamento e pode ser usada para conduzir a execução e a resolução dos processos.

Monitoramento

O monitoramento abrange o acompanhamento dos processos individuais, para que as informações sobre o seu estado possam ser facilmente vistos e as estatísticas sobre o desempenho de um ou mais processos possam ser fornecidas. Um exemplo deste rastreamento é ser capaz de determinar o estado de um pedido do cliente (por exemplo ordem chegou, aguardando a entrega, fatura paga) para que os problemas no seu funcionamento possam ser identificados e corrigidos. Além disso, estas informações podem ser usadas para trabalhar com clientes e fornecedores e aprimomar os processos interligados.

O grau de monitoramento depende das informações que o negócio quer avaliar e analisar e como a empresa quer que ele seja monitorado, em tempo real, quase em tempo real ou ad hoc.

Otimização

A otimização do processo inclui a recuperação de informações de desempenho do processo de modelagem ou monitoramento de fase para identificar os gargalos potenciais ou reais, e potenciais oportunidades de redução de custos e outras melhorias. Com essas informações, essas melhorias são aplicadas na concepção do processo.

 

 

Ferramentas de Gestão: PDCA

O PDCA (Plan-Do-Check-Act ou Plan-Do-Check-adjust) é um método de gestão em quatro etapas usado para o controle e melhoria contínua de processos e produtos. Também é conhecido como o Ciclo Deming ou Ciclo Shewhart. Outra versão deste ciclo PDCA é OPDCA. O "o", significa observação ou, como algumas versões dizem, "Continuar na condição atual." Esta ênfase na observação e na condição atual tem correlção com a literature do  Lean manufacturing e com Sistema Toyota de Produção.

PLANEJAR

Estabelecer os objetivos e processos necessários para fornecer resultados de acordo com a as metas estabelecidas. Ao estabelecer expectativas de saída, a integridade e precisão da especificação também é alvo da melhoria.  

FAZER

Implementar o plano, executar o processo, fazer o produto. Coletar dados para mapeamento e análise para os passos seguintes de Checar e Agir.

CHECAR

Estudar os resultados reais (medidos e recolhidos na etapa do FAZER) e comparar com os resultados esperados (metas ou objetivos do "Plano") para identificar as diferenças. Identificar os desvios na execução do plano e também observar a adequação do plano para permitir a execução. Ao observar os dados gráficos é possível identificar as tendências ao longo de vários ciclos de PDCA e converter os dados coletados em informação. Essas informações serão preciosas para a próxima etapa AGIR.

AGIR

Se na etapa do Checar foi verificado que o plano implementado é uma melhoria para o padrão anterior (linha de base), então agora foi identificado um novo padrão (baseline) que vai ditar como a organização deve agir daqui para frente (novos padrões). Se na etapa do Checar foi identificado que o plano implementado não é uma melhoria, então o padrão existente (baseline) vai permanecer o mesmo. Em ambos os casos, se o cheque mostrou algo diferente do que o esperado (seja melhor ou pior), irão sugerir novos ciclos de PDCA. Alguns autores defendem que a fase do AGIR deve prever ajustes ou ações corretivas. No entanto, outros autores ponderam que seria um contrasenso o PDCA propor e decider sobre alterações alternativas sem passar pela fase do planejar, do fazer e do checar.

A metodologia do PDCA foi desenvolvida pelo Dr. W. Edwards Deming, que é considerado por muitos como o pai do controle do qualidade moderna; No entanto, ele mesmo sempre se referia ao PDCA como o "ciclo de Shewhart".

Várias iterações do ciclo PDCA são repetidas até que o problema seja resolvido.

Um princípio fundamental do método científico e PDCA é iteração uma vez por hipótese confirmada (ou negada), executar o ciclo novamente e ampliar o conhecimento ainda mais. A repetição do ciclo PDCA pode levar para mais perto do objetivo, em busca de uma uma operação perfeita.

PDCA também é conhecido como um sistema para o desenvolvimento de pensamento crítico. Na Toyota é chamado de "pessoas em construção antes de construir carros."  A Toyota e outras empresas de Lean propõem o uso de uma força de trabalho focada na resolução de problemas usando PDCA e capaz de inovar e se posicionar à frente da concorrência através das inovações. Isso faz com que seja criada uma cultura de solucionadores de problemas usando PDCA e uma cultura de pensadores críticos.

Deming continuamente enfatizou a iteração para um melhor sistema, daí PDCA deve ser repetidamente implementado em espirais para aumentar o conhecimento do sistema que converge para o objetivo final, cada ciclo mais perto do que o anterior. Esta abordagem baseia-se na crença de que nosso conhecimento e habilidades são limitados, mas sempre aprimorando.

 

 

Ferramentas de Gestão: Canvas Business Model

O Canvas é uma ferramenta de gestão estratégica usada para o desenvolvimento de novos modelos de negócios ou documentar modelos já existentes. Apresentada em forma de um gráfico visual, utiliza elementos que descrevem uma empresa ou produtos e aborda temas como infra-estrutura, clientes e finanças. Essa ferramenta auxilia as empresas a alinharem suas atividades.

 

Inicialmente proposto por Alexander Osterwalder, o Canvas Business Model, ou Business Model Canvas, pode ser impresso em uma superfície grande para grupos de pessoas esboçarem e discutirem conjuntamente sobre os elementos do modelo. Podem ser utilizados post-it ou marcadores para melhor ilustrar o trabalho.

 

É uma ferramenta prática que promove a compreensão, a discussão e a criatividade.

 

Algumas dicas para tornar seu Canvas Business Model mais didático e de fácil entendimento:

 

1.     Use post-its para cada um dos blocos do seu modelo. Isso faz com que as idéias sejam móveis.

2.     Abuse das palavras e imagens para descrever seus blocos do modelo e assim aumentar a compreensão do todo.

3.     Utilize diversas cores para dar mais clareza ao seu modelo de negócio. É muito útil codificar as cores de todos os elementos e relacionar a um segmento de cliente específico.

4.     Não se apaixone por sua primeira idéia. Tenha a mente aberta para esboçar modelos de negócios alternativos para o mesmo produto, serviço ou tecnologia.

5.     Inicie seu modelo a partir de uma tela em branco. Conte a história do seu negócio e vá preenchendo seu Canvas de acordo com os temas relacionados.

6.     Aprenda com os melhores! Mapeie cada novo e inovador modelo de negócio que você encontrar. Compreenda, aprenda e aplique no seu próprio modelo.

 

Nesse link você pode encontrar templates em branco para consturir seu Canvas https://de.pinterest.com/pin/90283167511483226/

 

Veja alguns vídeos que orientam como construir o Canvas Business Model.

 

http://www.businessmodelgeneration.com/canvas/bmc

https://www.youtube.com/watch?v=WUAQBV52bNU

https://www.youtube.com/watch?v=7F3v0BbIkfc